Мы уже говорили о бизнес-процессах и о том, что чаще всего под ними понимают операционные процессы. Они отвечают за продажи, маркетинг, логистику и то, что направлено на непосредственное получение прибыли или снижение издержек. Но есть верхний уровень процессов — управляющие.
Управляющие бизнес-процессы отвечают за всю бизнес-систему и помогают правильно принимать или отрабатывать управленческие решения. Они более сложные и абстрактные по структуре и сути, но благодаря им компания работает стабильно и предсказуемо.
Не во всех компаниях управляющие бизнес-процессы выделены в отдельные процедуры — многие не понимают, как и для чего их можно использовать. Это может означать 2 вещи:
- Компания слишком маленькая, и многие решения в ней принимаются и реализуются быстро и просто. В этом случае управляющие бизнес-процессы будут тормозить развитие и мешать нормальной работе компании.
- Руководители не знают, как и зачем формализовать процессы, какие плюсы это несёт. В таком случае организация нужных процессов поможет компании быстрее развиваться и принимать верные решения в сложных ситуациях.
Хороший пример управляющего бизнес-процесса — решение о расширении штата или снижении нагрузки на сотрудников.
Представьте, что в компании есть отдел, который занимается рекламой. Руководитель отдела всё чаще говорит, что нагрузка на подчинённых слишком большая и, нужно что-то делать. У вас, как у руководителя, есть выбор: разобраться в ручном режиме или запустить управляющий бизнес-процесс «Высокая нагрузка на отдел». В нем есть этапы:
- Анализ ситуации.
- Причины высокой нагрузки.
- Соответствие нагрузки штатным показателям.
- Анализ деятельности руководителя отдела.
- Оптимизация нагрузки и отслеживание её эффективности.
- Принятие решения о фиксации нагрузки или о найме новых людей.
Результатом бизнес-процесса будет найм новых людей, либо оптимизация нагрузки на отдел. А может вы поймёте, что на самом деле это нормальная нагрузка и руководитель отдела хочет раздуть свой штат.
Не все управляющие бизнес-процессы можно описать так просто — многие из них похожи на сложные переплетения условий, данных и входных параметров. Но если этому посвятить достаточно времени, в дальнейшем они помогут правильно управлять компанией — например, защитят вас от опрометчивых решений, которые могут навредить в будущем.
Не всегда формальное следование бизнес-процессу идёт на благо компании. Руководитель или собственник может увидеть более логичный или простой способ решения проблемы, но для этого он должен чётко понимать порядок работы процесса и просчитывать последствия. Тут работает правило: чем крупнее компания, тем сильнее аргументы нужны для того, чтобы отступить от бизнес-процесса, и наоборот.