Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе, независимо от его уровня развития и размеров. Они есть как у Газпрома и Сбербанка, где трудятся сотни тысяч сотрудников, так и у любого ИП, в котором работает хотя бы один человек.
Бизнес-процесс — последовательность заранее понятных действий, которые приводят к предсказуемому и нужному результату.
Это определение отличается от классического, но с ним проще работать. Главное в нём — заранее понятные действия и предсказуемый результат. Например, вы каждый квартал отчитываетесь в налоговую или сдаёте бухгалтерскую отчётность — это бизнес-процесс: вы понимаете, что нужно делать и, какой результат получится в итоге.
Закупка товаров у поставщика — тоже бизнес-процесс. У вас есть заранее понятные действия:
- составить список товаров для закупа;
- связаться с поставщиком;
- получить и оплатить счёт;
- принять товар;
- поставить его на учёт;
- оформить бумаги по сделке.
Каждая закупка проходит одинаково, поэтому каждое действие можно регламентировать:
- как составлять список,
- как и когда связываться с поставщиком,
- кто отвечает за оплату счёта, и что делать, если он слишком большой,
- куда разгружают товар, и кто это делает,
- в какой срок товар ставится на учёт, и кто за это отвечает,
- кто оформляет все бумаги по сделке, и что для этого нужно.
Мы только что формализовали процесс закупок. Когда в компанию придёт новый человек, у него будет готовый отработанный план, по которому нужно действовать. Предсказуемый результат в этом случае будет таким — у вас на складе или в магазине появятся нужные товары, которые заведены в систему и на которые есть документы.
Бизнес-процессы делятся на три группы:
- Управляющие → отвечают за работу всех остальных систем.
- Операционные → в примерах говорили про них, именно они приносят прибыль всей компании.
- Поддерживающие → их задача — обеспечить нормальную работу первых двух.
Про управляющие и поддерживающие мы поговорим в других статьях, а пока вернёмся к операционным — самым популярным и востребованным процессам.
Процесс продажи в В2В — тоже бизнес-процесс. Смотрите, что обычно происходит:
- после переговоров клиент соглашается на покупку,
- вы выставляете счёт,
- убеждаетесь, что счёт оплачен,
- оказываете услугу или отгружаете товар,
- оформляете закрывающие документы,
Каждый из этих шагов заранее понятен и определён — менеджеру остаётся только пройти по ним, чтобы получить нужный результат.
Бизнес-процессы повышают прозрачность внутри компании, ускоряют работу и помогают не допустить ошибок.
Чтобы начать работу с операционными бизнес-процессами в компании, нужно:
- Выяснить, что делает компания, чтобы получить прибыль: закупает товар, продаёт его, рекламирует, хранит на складе, выставляет на витрину, ведёт переговоры с клиентом и так далее.
- Разбить каждый из этих этапов на шаги таким образом, чтобы они приводили к понятному и предсказуемому результату, который вам нужен.
- Прописать ответственного за каждый шаг.
- Оформить это в виде документа, текста или статьи на внутреннем сайте и познакомить с ним всех участников.
Следующий материал — про управляющие бизнес-процессы.