Три лайфхака, чтобы повысить личную продуктивность

Для начала определим, что такое продуктивность. Это показатель, который отражает, сколько человек делает за промежуток времени. Важно не путать продуктивность с эффективностью — способностью достигать результат с наименьшими затратами времени и усилий.

Чтобы успевать больше, важно распределять задачи по приоритетам, срокам, избавляться от информационного шума. В этом может помочь автоматизированное рабочее место (АРМ) «Мои дела». АРМ помогает визуализировать рабочий процесс, оценивать реальную загруженность, расставлять приоритеты — словом, наводить порядок в задачах.

«Мои дела» — АРМ, построенное по принципу «канбан‑доски». Оно состоит из четырёх колонок, по которым распределяются задачи:

• Входящие — новые, о которых пользователь ещё не знает.
• Отложенные — к которым пользователь решил вернуться позже.
• Текущие — принятые в работу или запланированные пользователем.
• Завершённые — которые сделаны.

В статье мы расскажем про методики работы с поручениями и лайфхаки, чтобы повысить личную продуктивность: какие задачи решать немедленно, а какие лучше отложить, как работать с информационным шумом, как грамотно ставить поручения другим.

Мои дела — основное рабочее место для всех менеджеров и руководителей, кроме менеджеров по продажам. У них рабочее место — Мои продажи. О нем поговорим в другой статье.

Лайфхак 1. Расставлять задачам приоритеты

Когда лучше сделать сразу

Если задачу из «Входящих» можно выполнить за три минуты — стоит сделать еë сразу. Откладывать нецелесообразно: в следующий раз снова придётся потратить время, чтобы вникнуть, настроиться, выполнить. В сумме получится дольше.

Пример быстрой задачи — входящее письмо. В письме можно нажать на одну кнопку, чтобы принять обращение. Тогда откроется «Мастер приема обращений», в котором нужно заполнить несколько полей — и интерес будет создан

Если к задаче нужно привлечь других людей. Человек, которого мы хотим подключить, тоже имеет свои задачи и зону ответственности: чем раньше он узнает про задание, тем органичнее встроит его в график.

Лучше не навязывать свой приоритет коллегам: этим надо пользоваться в рамках исключений, если задача действительно срочная. А вот ориентиры давать нужно: например, сроки.

Когда можно отложить на потом

Если на выполнение задачи нужно больше пяти минут. В этом случае лучше спланировать время: выделить на работу с задачами, например, ближайший час, заглянуть во «Входящие» и отработать то, что накопилось.

Встреча с клиентом назначена на точные дату и время: мы не можем выполнить эту задачу прямо сейчас. Поэтому задачу переносим в текущие и оставляем выполнение на другое время

Если задачу можно сделать самому, не привлекая других людей. Тогда еë можно занести в «Текущие» или «Отложенные».

Рекомендация: выставите фильтр для запланированных задач на «+3 дня»

Это помогает правильно расставить приоритеты вспомнить ближайшие задачи — в том числе, что нужно сделать завтра. Так можно составить список дел и ничего не забыть.

Лайфхак 2. Создавать из электронных писем личные задачи или поручения коллегам

При разборе почты можно создавать задачи себе или другим. Это помогает не пропускать важное и ничего забывать — что повышает продуктивность работы. Можно завести личную задачу, поручение или произвольный процесс.

Личная задача. Если письмо пометить как «личную задачу», оно попадёт в колонку «Текущие». Это удобно, когда ответить нужно позже: например, если прямо сейчас нет информации или требуется участие коллеги. Тогда можно указать время: например, через день, чтобы задача отобразилась позже и её было удобно отработать.

Поручение — по сути, это та же самая личная задача, только поставленная на другого человека. Письмо, помеченное как поручение для коллеги, попадает в его колонку «Входящие» в «Моих делах». На поручение можно поставить приоритет или уведомление об исполнении: тогда видно, когда и как задача выполнена.

Задачи бывают регулярные и разовые. Регулярные — это обзвоны, рассылки. Чтобы их выполнять, есть такие инструменты, как телемаркетинг и рассылка электронных писем.

Если действие разовое и связано со списками клиентов или номенклатуры, удобно пользоваться «сценариями». Сценарии — программный инструмент, который упрощает работу со списками и даёт дополнительный контроль и детализацию.

Пример использования сценариев

Есть два типа сценариев: отработать список и получить список.

Отработать список
Руководитель поставил менеджеру задачу: обзвонить десять клиентов, имеющих дебиторскую задолженность. Менеджер получает от руководителя чек‑лист: с кем нужно связаться. Поручение отображается в АРМ «Мои дела».

Когда менеджер свяжется с клиентами, напротив каждого пункта списка он поставит галочку и вернёт задачу руководителю. Руководитель увидит, с кем менеджер созвонился, — отработано поручение полностью или нет.

Получить список
Руководитель поставил менеджеру задачу: подготовить список потенциальных клиентов. Благодаря сценариям менеджер возвращает руководителю список клиентов в систематизированном виде: его можно отсортировать, прокликать отдельные пункты. Это нагляднее, чем работать со списком в экселе или в теле письма.

Допустим, у нас есть сценарий: «отработать список клиентов». При постановке задачи можно задать сам список клиентов и результат отработки: звонок, письмо, другое действие. Если выбрать такой сценарий, появится список клиентов, которых можно подобрать по заданным параметрам или классифицировать: пойти по быстрым сегментам или множественным отборам.

Лайфхак 3. Фильтровать информационный шум

Иногда человек видит в своëм АРМ карточки, которые его напрямую не касаются. Это информационный шум: он влияет на продуктивность и от него лучше избавляться.

Для этой цели в «Моих делах» есть фильтры: можно скрыть телефонные звонки, электронные письма, сообщения чатов. Выбираем «скрыть телефонные звонки» — и они перестанут попадать во «Входящие».

Во «Входящих» было 3 задачи. После фильтрации осталась одна: две другие скрыты. Так же можно отфильтровать и входящие письма, которые напрямую к вам не относятся

Секреты продуктивности за 30 секунд

1. Не все задачи требуют моментальной реакции. Важно научиться определять, что стоит сделать сразу, а к чему лучше вернуться позже.
2. Электронные письма можно превращать в личные задачи или ставить их как поручения коллегам. Полезно пользоваться сценариями.
3. Сообщения, которые не касаются вас напрямую, можно фильтровать. Так вы уменьшите информационный шум и сможете сконцентрироваться на по‑настоящему важных задачах, которые требуют непосредственного участия.

––––––
Посмотрите видео, чтобы узнать больше про методики личной продуктивности и познакомиться с инструментами, которые помогут оптимизировать работу.