Как сотруднику лучше всего планировать встречи с клиентом

Как сотруднику лучше всего планировать встречи с клиентом
Оптимизируем время и трудозатраты на личное общение с клиентами.

Личная встреча с клиентом — самый эффективный канал взаимодействия, но при этом самый трудозатратный. В нём важно найти баланс между количеством личных встреч за неделю и общей продуктивностью. 

Если сотрудник встречается с разными клиентами несколько раз в день, но не успевает подготовить все документы и передать работу дальше, то это снижает уровень клиентского сервиса. Если же, наоборот, у сотрудника всё в порядке с подготовкой документации, но он вообще не ходит на встречи с клиентами и из-за этого у него мало продаж — это тоже плохо для компании. 

Задача руководителя — периодически просматривать планы сотрудников по личным встречам, чтобы можно было скорректировать их в ту или иную сторону, обсудить стратегии и так далее.

Планирование встреч с клиентами и отправка плана на согласование руководителем

Идеальная ситуация — когда CRM в компании позволяет каждому сотруднику отмечать все свои встречи с клиентами в специальном журнале. Это позволяет руководителю быстро просмотреть план встреч по каждому менеджеру и вовремя внести изменения в план, если они нужны.

Выбор периода планирования

Главное, что нужно сделать сотруднику — забронировать время и указать подробности встречи. Это нужно, чтобы руководитель знал, с какими клиентами встречается менеджер и по каким вопросам. Так он может вовремя подключиться и помочь в сложной ситуации.

Планирование встреч в АРМ Журнал встреч
Планирование встреч в АРМ Журнал встреч

Ещё один простой способ планирования встречи — перетащить клиента из соответствующей вкладки на свободное место в календаре. Система сама запишет все данные о клиенте и запланирует встречу. Менеджеру останется только написать подробности в карточке Взаимодействия. 

Менеджер может планировать новые встречи и изменять существующие, пока план встреч не будет утвержден руководителем. Как только руководитель утверждает план, скорректировать его не получится. 

Отправка плана на согласование
Отправка плана на согласование

Обсуждение и согласование плана руководителем

Руководитель может просматривать планы своих сотрудников, также используя Журнал встреч. Он может обсудить план менеджера в чате — это удобно, когда нужно выяснить детали встреч или запросить нужную информацию:

Просмотр и обсуждение плана в чате
Просмотр и обсуждение плана в чате

После просмотра плана встреч руководитель может согласовать его или отправить на доработку. После доработки сотрудник заново отправляет свой план на согласование.

Согласование недельного плана
Согласование недельного плана

Контроль исполнения 

После того, как план встреч будет согласован руководителем, менеджер не сможет сам добавить или перенести встречу в планируемую неделю. Запланированная встреча должна быть отменена или отмечена как выполненная.

В течение недели руководитель просматривает текущее выполнение планов, и если что-то идёт не так, как планировалось — помогает сотрудникам разобраться с проблемой и не потерять новых клиентов.

Просмотр руководителем исполнения планов встреч
Просмотр руководителем исполнения планов встреч
Поделиться статьей
Подпишитесь на рассылку
Отправляем материалы, которых не будет на сайте, без цензуры и купюр
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайт media.1crm.ru используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности media.1crm.ru и применением этих технологий.