Автор статьи — Станислав Кутузов, основатель сервиса управленческого учета и бизнес‑аналитики «Финансист»
Облачные технологии стали неотъемлемой частью жизни, каждый день мы используем мобильные приложения, смотрим фильмы в онлайн‑кинотеатрах, храним фотографии и документы на удаленных серверах.
Аналогичная ситуация в бизнесе: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM‑системы, виртуальных помощников. Такой тренд легко объяснить: предприниматели экономят до 40‑50% на операционных расходах. Но почему по‑прежнему 8 из 10 компаний используют Excel для управленческого учета? И как выбрать подходящее решение для своего бизнеса?
Курс на автоматизацию финансов. Почему время Excel прошло?
Финансовый менеджмент в целом и автоматизация учета финансов в частности — важнейшая составляющая бизнеса. Оцифровка бизнеса помогает понять, за счет чего формируются доходы и расходы, какие показатели нужно изменить, чтобы прибыль была больше. Чем детальней будет учет, тем больше различных показателей вы будете учитывать, и с большим количеством данных сможете работать.
В автобизнесе можно учитывать только модель машины. Это покажет управленцу, какие серии продаются лучше и, следовательно, на них нужно делать упор, закупать больше. Но если компания будет фиксировать, с каким двигателем, комплектацией клиенты предпочитают покупать автомобиль, какие менеджеры продают больше, какие сделки потеряны и почему (например, в наличии не было определенной модели) — управленец получит детальный анализ, а значит, принятие решений будет более рациональным.
При этом финансовый менеджмент — одна из самых консервативных составляющих бизнеса. Если в продажах и маркетинге все может измениться очень быстро (появятся новые источники трафика, тренды и методологии продаж), то в финансах все не так. Формы отчетов, способы формирования бюджета компании и аналитики остаются прежними на протяжении многих лет. Возможно,такой консерватизм препятствует переходу на новые программы, (к примеру, на SaaS сервисы).
Тренды и мифы в автоматизации учета финансов
Основной тренд сегодняшнего дня — переход на облачные системы
Эксперты в сфере ИТ неоднократно предсказывали рост SaaS в России и мире. Среднегодовой рост этого рынка в России составляет 20‑30%: растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.
Причиной того, что в российском бизнесе облачные сервисы для ведения учета финансов не так популярны, как на западе, могут быть опасения и недоверие в целом ко всем облачным сервисам: «Мои данные будут храниться в каком‑то облаке, их могут украсть». Есть 3 мифа о SaaS для учета финансов.
Миф 1. Финансовый менеджмент — привилегия больших компаний
В крупных компаниях дела с финансовым менеджментом обстоят лучше: есть опытный финансовый директор, прописанные регламенты и бюджеты. Но это не отменяет факт, что для успешного существования и развития бизнеса нужен контроль за денежными потоками и прибылью. Каждый предприниматель, вне зависимости от сферы бизнеса и оборотов компании, должен ориентироваться в управленческой отчетности, ведь деньги — это «пульс» компании.
Миф 2. Автоматизация — долго и дорого
Это мнение многих опытных предпринимателей, и оно по‑прежнему культивируется интеграторами различного ПО. Облачные технологии, в отличии от стационарных программ, не требуют усилий на установку, специальных серверов и внедрения. Они интегрируются с привычными бухгалтерскими системами, такими как «1С», и сразу готовы к работе.
Миф 3. Слишком долго привыкать
Внедрение нового ПО и сервисов — испытание для бизнеса. Стоит вспомнить любое внедрение крупной системы, где отделы сопротивлялись нововведениям. Если взглянуть на ситуацию под другим углом, финансы — это фундамент любой компании. Отчеты требуют максимальной точности, малейшие сомнения или ошибки в расчетах могут стать критичными для бизнеса.
Как выбрать систему для автоматизации учета финансов
Выбор подходящего продукта — важный и ответственный момент. Поменять систему можно, но делать это каждый год нецелесообразно. Поэтому изначально нужно проанализировать бизнес, чтобы понимать, какой должна быть система, а при выборе программы обратить внимание на нюансы, от которых впоследствии может зависеть эффективность работы. Главное правило: ПО должно подстраиваться под бизнес, а не вы под ПО.
Совет № 1. Постановка задач
Важно понимать, какие у вас есть бизнес‑задачи, какие задачи должен решать продукт и какие метрики он должен показывать.
Любая система учета финансов должна помогать бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. Нужно понимать, за счет чего продукт даст возможность дополнительного заработка. Даст ли он всю необходимую для этого аналитику?
Совет № 2. Наличие интеграций
Если вы используете программы по аналитике и хотите перенести данные — узнайте, есть ли у выбранного продукта интеграция с вашими программами, например, той или иной версией 1С. Если интеграции нет, вам придется переносить все данные вручную или прибегнуть к помощи специалиста.
Совет № 3. Взгляд в будущее
При выборе продукта и необходимого функционала стоит задуматься над дальнейшими перспективами. Бизнес может вырасти, а следовательно, и требования к системе. Поэтому важно сразу заложить функциональность продукта, которая может потребоваться позже, либо предусмотреть возможность безболезненного перехода на более старший продукт линейки без дополнительного обучения и с сохранением имеющихся данных.
Совет № 4. Развивается ли сам продукт?
Многие сервисы выпускают различные дополнения и обновления — это показывает отношение разработчиков к своей системе. Можно поинтересоваться: какие обновления планируются и какие новые функции появятся в ближайшее время?
Совет № 5 Цена, команда, интерфейс
Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес‑требованиям, имеют нужные интеграции и схожи друг с другом, выбрать помогут сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом), интерфейсу (что в целом вам нравится больше).
Какие могут возникнуть трудности при оцифровке
Если вы выбрали подходящий продукт, единственная проблема и трудность, которая может возникнуть при оцифровке и переходе на него, — адаптация. Как и с любым новым продуктом, с программой для оцифровки нужно научиться работать.
Порядок в финансах и их автоматизация обеспечит бизнесу устойчивость и возможность развития на долгосрочный период. Главное — начать вести учет и более глубоко смотреть на свой бизнес. По сути, учет можно вести и на листке бумаги. Но чем больше бизнес, чем больше в нем данных, тем «ведение учета в собственном блокноте» усложняется. Вы начнете путаться и допускать ошибки. Тогда встанет необходимость внедрения более надежного инструмента. Кому‑то будет достаточно Excel, кому‑то нужна уникальная кастомизация, а кому‑то подойдет функционал одного из SaaS-сервисов.