Когда бизнес выстраивает процессы, естественное желание — регламентировать каждый шаг. Но чтобы грамотно всё зарегулировать, придётся досконально изучить, как строится работа в компании и как конкретный сотрудник взаимодействует с окружающими. Это займёт много времени и сил — и не даст гарантий, что показатели продаж вырастут.
Мы рекомендуем оставлять свободу действий там, где всё идёт хорошо, — и регламентировать «узкие места». Они ещё называются «разрывы в процессе продаж».
Примеры «разрывов в процессе продаж»:
- Менеджер выставил коммерческое предложение, закрыл сделку, но не учёл разницу в ценах: по марже сделка оказалась в минусе.
- В компанию пришёл новый сотрудник: он ещё не может выставлять коммерческие предложения напрямую клиенту. Сначала документы проходят через руководителя или старшего менеджера: они контролируют, что коммерческое предложение составлено корректно.
- Нужно убрать человеческий фактор: автоматизировать основные рутинные операции, в которых сотрудники регулярно ошибаются или в которых стоимость ошибки велика.
Собрали четыре примера классических «узких мест» и рассказываем, как с ними работать.
Поступление оплаты
Оплата занимает несколько дней — особенно банковский перевод. Менеджер в это время занят другими делами и не сразу увидит, что деньги поступили на счёт. Клиент ждёт, что сделке будет дан ход: например, что компания отгрузит товар, а сделка не двигается. Такая задержка будет раздражать клиента.
Хороший выход — автоматизировать отслеживание оплат. Менеджер получит оповещение, что пришла оплата. Робот переведёт состояние по воронке на следующий этап.
Что это даёт:
- Ускорение процесса сделки до одного дня.
- Экономия времени: информация об оплате сразу доводится до нужного менеджера.
- Чтобы отследить платёж, не нужно делать лишние движения, сопоставлять списки заказов и списки платежей.
В 1С:CRM к сценарию продаж можно подключить триггер. Если оплата по заказу, привязанному к Интересу, пришла частично, робот оповестит менеджера — создаст задачу. Когда заказ полностью оплачен, робот переведёт состояние по воронке на другой этап
Коммерческое предложение
Подготовить коммерческое предложение клиенту — задача, которая занимает не пару минут. Пока менеджер разгребает срочные задачи, клиент ждёт ответа несколько часов.
С помощью шаблонов коммерческих предложений можно дать качественный ответ клиенту через пять-десять минут.
В 1С:CRM пользователь без программирования может создать или загрузить шаблон: ключевая информация о контрагенте подставится из CRM автоматически. Вероятность ошибки или опечатки исключена
Договор
После коммерческого предложения полезно оперативно дать клиенту информацию о договоре. Благодаря шаблонам договоров процесс ускоряется на 30 минут. Менеджеру не нужно совершать лишние рутинные действия: он может сконцентрироваться на активной работе с клиентами.
Обычно ручная «шаблонизация» происходит так: берётся «рыба» определённого договора. Её копируют в Word, подправляют вручную название компании-клиента и расчётный счёт. Если присмотреться, в таком договоре можно найти много интересного, не связанного с нужной компанией.
Это нехорошо с точки зрения возможных юридических последствий и может испортить отношение клиента к компании. Чтобы впечатление от сотрудничества было безупречным, ошибок и опечаток в договоре быть не должно. С этим и поможет автоматизация.
В 1С:CRM договор создаётся автоматически при добавлении нового клиента
Согласование с руководством
Когда компания совершает много сделок — и крупных, и мелких — нет смысла согласовывать с руководством все коммерческие предложения: ручное управление подвесит работу подразделения.
Согласовывайте только те коммерческие предложения, которые важны: на определенные сумму или позиции номенклатуры. Отслеживайте сделки конкретного менеджера — например, если он только пришёл в компанию. Так можно закрыть проблемные места там, где они действительно есть.
Универсальный алгоритм: что регламентировать, а что — нет
Оставьте сотрудникам свободу действий, если нет явных причин что-то регламентировать. При этом не важно, какой в компании процесс продажи и как работают менеджеры.
Регламентировать нужно «разрывы» — проблемные места в процессе продаж. Определяем проблему, налаживаем процесс в «узком месте». Всё остальное остаётся как было, а разрыв уходит: продажи идут лучше, компания развивается и процветает.
––––––
Больше информации про работу с коммерческими предложениями смотрите в видео.