Как самому провести аудит в компании

Как самому провести аудит в компании
И навести порядок в делах, рутине и с сотрудниками.

Первое, что приходит в голову, когда слышишь про аудит — это что-то большое, сложное и трудное. Но на самом деле аудит — это просто когда вы смотрите на компанию и оцениваете, насколько эффективно работают все её части.

Пользы от аудита две:

  1. Вы понимаете, что идёт не так, и можете это исправить;
  2. Вы начинаете видеть точки развития бизнеса, с которыми можно работать.

Если вы директор или собственник, у вас уже есть все возможности для аудита. Если же вы — руководитель отдела или отвечаете за развитие бизнес-направлений, то вам нужно пообщаться с директором, чтобы он дал вам нужные полномочия для аудита.

Перед вами — 8 этапов аудита, после которых вы получите полное представление о том, что происходит у вас в компании, и как сделать её ещё лучше. Некоторые могут показаться очевидными, но их тоже нужно сделать, иначе у вас не будет картины в целом.

1. Список сотрудников

Самый простой этап: вам нужно просто записать, кто работает в компании и на какой должности.

2. Роли и обязанности

Сначала пропишите обязанности каждого сотрудника, кто чем должен в идеале заниматься. А затем, рядом, тоже, что этот работник делает по факту.

Это поможет вам оптимизировать рабочие обязанности и увидеть несоответствие между тем, что должно быть, и тем, что есть на самом деле. Иногда это несоответствие настолько большое, что становится очевидно, что работник занимается совсем не тем, что от него требуется.

3. Слабые места

Когда у вас есть все роли и обязанности, посмотрите на них в целом — нет ли такого, что один человек делает несколько ролей? Или, может быть, есть такие обязанности по работе, которые не делает никто?

Например, вы написали, что секретарь должен фиксировать все входящие звонки и регистрировать бумажную почту. Но по факту вы видите, что звонки принимает зам.директора, а почту просто складывают на угол стола без какой-либо фиксации в журнале. Значит, нужно задать несколько вопросов:

  • действительно ли нам нужно регистрировать всю почту?
  • случилось ли что-то плохое, пока мы её не регистрировали?
  • почему на звонки отвечает заместитель?
  • зачем нам вообще секретарь?

4. Точки входа в компанию

Составьте список всех возможных способов, как клиент может взаимодействоать с вашей компанией:

  • звонок
  • письмо
  • реклама
  • личный визит в офис
  • сообщение на сайте
  • заказ в корзине

Сравните этот список с ролями и обязанностями. Все ли они закрыты, или есть те точки входа, за которые никто не отвечает?

5. Бизнес-процессы

Теперь, кода у вас есть всё вышеперечисленное, можно составить бизнес-процессы. Они показывают, как нужно действовать в той или иной ситуации. Бизнес-процесс нужно составить к каждой операци, у которой есть чёткое начало и окончание с понятным результатом.

Например, бизнес-процесс для входящего звонка может выглядеть так:

  1. Принять звонок.
  2. Записать имя звонящего и его вопрос.
  3. Если есть возможность — ответить сразу или перевести на нужного специалиста.
  4. Если нет — взять номер из CRM и назвать время, когда ему перезвонят.
  5. Перезвонить в выбранное время.
  6. Поставить задачу на менеджера через два дня перезвонить и выяснить, решена или проблема у клиента.

6. Контроль и отчётность

На этом этапе можно уже вводить любые параметры, которые помогут вам следить за работой всей системы: KPI, отчёты, время звонков, клики и так далее. Но не стоит этого делать в самом начале, когда вы только прописываете роли и функции для работников.

Поделиться статьей
Подпишитесь на рассылку
Отправляем материалы, которых не будет на сайте, без цензуры и купюр
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайт media.1crm.ru используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности media.1crm.ru и применением этих технологий.