На этапе роста компания не экономит, инвестирует средства, набирает штат сотрудников, использует неэффективные бизнес-процессы. На показателях это не сказывается: рост покрывает затраты, бизнес движется к достижению целей.
Во время кризиса приходится повышать эффективность каждого бизнес-процесса и сокращать затраты. В этом ключевое различие между подходом к работе в «сытые» и кризисные времена.
Собрали рекомендации, как бизнесу устоять во время кризиса.
1. Определить причину кризиса
Кризис в компании может быть вызван внутренними, внешними факторами или их сочетанием.
Внешние факторы
Если финансовый кризис бизнеса вызван внешними факторами, есть шанс, что проблемы исчезнут, когда внешние факторы перестанут действовать. Пандемия и локдауны закончатся, и компания сможет функционировать как раньше — при условии, что вынужденный простой не нанёс значительного удара по бизнесу. С санкциями дело обстоит сложнее: не стоит надеяться, что их отменят быстро — Иран находится под санкциями 40 лет.
Неблагоприятные внешние факторы вынуждают искать способы выживания в новых условиях и возможности для развития. Оценить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы можно с помощью SWOT-анализа.
Во время кризиса SWOT-анализ может стать одним из важных инструментов выживания организации. Этот метод используется компаниями во всех отраслях, чтобы:
- оценить, в чём они хороши,
- понять, что нужно улучшить,
- определить, какие есть риски,
- выяснить, где существуют возможности.
Фреймворк SWOT-анализа и вопросы, которые помогут его заполнить
Оценка сильных и слабых сторон. Сильные и слабые стороны могут быть чем угодно: от характеристик продукта, качества услуг, стратегии ценообразования или обслуживания клиентов до наличия расходных материалов, ресурсов, доли рынка или репутации.
Выявление возможностей и угроз. Возможности могут существовать в новых рынках, инновационных технологиях, незанятых нишах. Угрозы и риски могут возникнуть из-за усиления конкуренции или факторов окружающей среды, которые препятствуют производству или доставке продуктов, услуг.
Угрозы и возможности на примере сферы общепита
Во время пандемии COVID-19 пострадала отрасль общепита. Это создало угрозы и возможности для кафе и ресторанов. Появились возможности для роста доходов среди онлайн-платформ доставки еды. Спрос на онлайн-платформы, в свою очередь, создал риски для ресторанов, которые не хотят или не могут развивать присутствие в интернете.
Из-за постоянно меняющегося делового климата и факторов окружающей среды компания должна проводить SWOT-анализ как минимум ежегодно. Это помогает руководителям получить чёткое представление: что компания делает лучше по сравнению с конкурентами, а где нужно поднапрячься; где существуют потенциальные возможности и в чём — риски.
Внутренние факторы
Если финансовый кризис ударил по компании до того, как произошли неблагоприятные внешние события, необходимо исследовать текущее состояние организации, понять, что в ней происходит.
Инструментом для такого обследования выступит CRM-система. Она позволит быстро получить объективные данные о том, что происходит в фирме: как работают менеджеры, какие этапы сделок требуют внимания, а что удаётся хорошо.
2. Проанализировать бизнес-процессы компании
Зачастую в условиях финансового кризиса компании бросаются точечно сокращать затраты: отказываются от офиса, увольняют половину штата, ищут способы сэкономить на зарплатах.
Такой подход может дать положительный результат на короткой дистанции. Затем проблемы возвращаются: бизнес начинает понимать, что дело не в затратах на офис и сотрудников. Поэтому после первых хаотических действий по сокращению затрат компании начинают заниматься повышением эффективности бизнес-процессов: на неэффективных процессах компания теряет основные деньги.
Анализ бизнес-процессов состоит из четырёх шагов:
- Определить цели: например, устоять во время кризиса.
- Исходя из целей понять, на какие бизнес-процессы обратить внимание в первую очередь.
- Провести интервью и мозговые штурмы с командой, которая участвует в процессе. Собрать как можно больше информации о том, как сотрудники выполняют работу сейчас и какие есть проблемы.
- Проанализировать, в каком виде процесс существует сейчас: найти узкие места, причины задержек, неэффективные процессы и лишние затраты.
3. Повысить эффективность бизнес-процессов
Упростить слишком сложные бизнес-процессы. Сложные бизнес-процессы трудно понимать плюс они требуют много времени для выполнения. Это может привести к ошибкам и неприятию: сотрудники, как правило, ищут наиболее простые способы выполнения работы. Стоит потратить время на то, чтобы определить три самых сложных процесса в организации и посмотреть, как их можно упростить или разбить на более мелкие этапы.
Автоматизировать процессы. Ручные процессы отнимают много времени и могут привести к ошибкам. Искоренить все ручные процессы невозможно, поэтому стоит сконцентрироваться на наиболее трудоемких: внедрить способы автоматизации, чтобы высвободить время и свести к минимуму риск ошибок.
Создать единую базу знаний. Если в компании нет единого хранилища информации для сотрудников, производительность труда снижается. Сотрудники тратят время на поиск информации о процессах работы, но в итоге отходят от регламента и делают как получится. Или клиент спрашивает о товаре, а продавец непозволительно долго копается в базах, что влияет на репутацию компании. Поэтому стоит создать «единый источник правды», википедию для компании, откуда сотрудники смогут быстро черпать нужную информацию.
Иметь возможность быстро внедрять новые процессы или адаптировать существующие. Организации, работающие на быстро меняющемся или растущем рынке, испытывают трудности с обновлением бизнес-процессов для удовлетворения новых требований. Когда нужно действовать быстро, становится не до бюрократии и «бумажек». CRM-система помогает более гибко подходить к управлению бизнес-процессами и вносить изменения, если того требуют обстоятельства.
Простой управленческий цикл для реализации антикризисной стратегии
Простой управленческий цикл, или цикл улучшения, состоит из 4 шагов:
- «Измерить температуру» компании: зафиксировать симптомы, понять, с какими проблема столкнулся бизнес.
- Проанализировать полученную информацию: понять, где находятся болевые точки и что надо исправить.
- Улучшить, оптимизировать процессы: разработать программу комплексной реструктуризации бизнес-процессов.
- Внедрить изменения. В условиях кризиса компаниям после анализа и оптимизации придется максимально быстро внедрять новые бизнес-процессы, а также использовать новые методики работы.
Цикл улучшения из четырёх шагов
Одним из главных инструментов реализации антикризисной стратегии компании станет CRM-система: она поможет решить вопросы, связанные с удержанием клиентов, сокращением затрат и повышением эффективности бизнес-процессов.