Любое большое действие в бизнесе: запуск нового направления, переезд в другой офис или плановые работы по договору с клиентом — это проект. Если компания, сотрудники или отдел периодически выполняют одни и те же действия, их можно стандартизировать и сделать шаблон. Шаблон проекта поможет:
- ззаранее подготовить структуру и логику работ, чтобы всё выполнялось не вразнобой;
- получить чёткий план действий;
- сэкономить время на планировании, потому что в стандартных ситуациях используются одинаковые шаблоны;
- контролировать ход выполнения работ.
Для примера возьмем компанию, которая торгует бытовой техникой и развивает сеть, открывая новые магазины в разных городах. Открытие каждого из них — это отдельный проект, но все такие запуски похожи друг на друга.
Чтобы каждый раз не начинать всё с чистого листа, можно создать шаблон проекта по открытию магазина в новом городе. На его основе впоследствии будут создаваться новые проекты, где будут прописаны даты, ключевые действия и шаги по их реализации.
Новый шаблон и этапы проекта
Открываем раздел Проекты → Шаблоны проектов) и нажимаем кнопку «Создать шаблон». Назовём его «Открытие магазина в городе <.......>».
Следующий шаг — создание структуры этапов проекта при открытии магазина:
- поиск помещения,
- ремонтные работы,
- набор персонала,
- подготовка к открытию.
Это, конечно, не все этапы, которые будут в реальном проекте, но перечисленных будет достаточно, чтобы разобраться.
На вкладке Этапы проекта нажимаем кнопку Этап и вводим его название.
Задачи в этапах
Каждый этап состоит из задач. Они могут идти параллельно или выполняться друг за другом по очереди. Для задач можно настроить два параметра
1. Смещение от начала проекта указывает срок: через сколько дней задача станет активна и можно к ней приступать. До этого времени задача просто висит в проекте, она видна, но выполнить её нельзя.
2. Длительность означает, сколько времени отведено на эту задачу.
Например, на первом этапе создадим задачу по непосредственному поиску места для открытия магазина. Для этого нажимаем кнопку Задача, пишем название и указываем смещение от начала проекта и длительность:
Так как это первая задача в проекте, указываем, что она наступает на следующий день после начала и длится 7 дней. За это время нужно будет найти помещение для торговли.
Если мы заранее знаем, кто в компании будет выбирать помещения в любом городе, то можем указать его в списке участников, отметив как ответственного:
Теперь распишем задачу подробнее, чтобы исполнитель знал, что нужно сделать:
Контрольные точки
Контрольная точка — это такая задача, которую если не выполнить, то остановится весь проект. Контрольная точка похожа на экзамены в институте: либо студент сдает сессию и переходит на следующий курс, либо его отчисляют и проект по учебе провален.
В нашем случае контрольной точкой будет окончательный выбор помещения под аренду. Пока это не сделано, мы не можем приступить к ремонту. А без ремонта не успеем подготовить всё к открытию магазина к нужной дате.
В проекте может быть сколько угодно контрольных точек. Чтобы создать новую, нажимаем на кнопку Контрольная точка, пишем её название и ставим смещение от начала проекта. Например, если договоры аренды сначала просматривает штатный юрист, мы добавляем его в список участников:
Поскольку вопрос аренды всегда критичный, руководитель повышает важность до высокой:
Допустим, мы решили, что результатом этой контрольной точки должен быть скан подписанного договора аренды. Пока его нет, задача считается невыполненной, а точка — непройденной.
Чтобы проект не двигался дальше, пока нет нужно скана, ставим галочку Запрет установки даты окончания без добавления файлов и выбираем нужный тип файла. Поскольку у нас ещё не было такого вида документов в системе, нажимаем плюсик и добавляем новый тип — Скан-копия договора:
Теперь можем сохранить и закрыть контрольную точку.
Добавление файлов
На этапе набора персонала приложим к проекту инструкцию по собеседованию, которую составил отдел кадров. Это обеспечит единый подход к собеседованиям на всех будущих проектах.
Для этого мы создаём новую задачу Подбор персонала, указываем нужные параметры, а потом нажимаем на Файлы в разделе Связанные списки:
Что в итоге
Когда мы заполним все задачи во всех этапах, получится готовый шаблон для открытия нового магазина в любом городе.
Теперь не нужно продумывать каждый раз всё с нуля — мы просто создаем проект на основе шаблона и в системе появляются все нужные задачи с описанием, ответственными и дедлайнами. О том, как это сделать — в следующей статье.