В рутинных задачах иногда возникают ошибки: человек устал, у него болит голова или коллега отвлёк другим вопросом — и вот уже в важный договор закрадываются опечатки. Если ошибки случаются систематически, это может повлиять на имидж компании и привести к убыткам.
Сегодня мы поделимся способами минимизировать ошибки в рутинных задачах при работе с клиентами. При помощи 1C:CRM вы сможете делать договоры в два клика, отправлять письма по взаиморасчётам без участия менеджера и с помощью роботов автоматизировать шаблонные действия на разных этапах продажи.
Сделать шаблоны документов и настроить автозаполнение
С договорами и коммерческими предложениями (далее — КП) можно работать в два клика: создал и отправил. Для этого нужно утвердить шаблоны документов, которые существуют в компании, и подружиться с автозаполнением.
- Разработайте собственные макеты КП и договоров и пользуйтесь ими при работе с клиентами, партнёрами, поставщиками.
Шаблон КП
В 1C:CRM согласованный бланк документа можно внести в макеты печатных форм. Тогда его можно будет легко распечатать, не боясь, что вёрстка «поедет». Если изменятся реквизиты или логотип, их можно поменять. Конфигурация документа при этом не изменится: все элементы «конструктора» останутся на своих местах.
- Настройте автозаполнение, чтобы исключить ошибки ручного ввода: тогда даты, номера, артикулы, реквизиты будут подставляться автоматически.
Цифры сделки, реквизиты участников подставляются из программы: это уменьшает влияние «человеческого фактора»
Автоматизировать работу с задолженностью
Работа с дебиторской задолженностью требует регулярности. Это превращается в рутину: сотрудник тратит время, чтобы, например, еженедельно писать письма должникам. Этот процесс можно автоматизировать.
- Настройте список должников.
Создайте сегмент, который отбирает клиентов с долгами. В 1С:CRM настройку нужно сделать всего один раз: после этого у вас всегда будет актуальный список
- Разработайте шаблон письма по взаиморасчётам.
В 1C:CRM есть стандартные шаблоны писем, но можно настроить собственные. Программировать ничего не нужно: всё делается с помощью макросов. Есть библиотека часто используемых макросов, можно создать свои макросы и получать любые данные из программы
- Настройте расписание: когда система будет рассылать письма. Например, раз в месяц или еженедельно по четвергам в 9 утра.
Настройка расписания рассылки отчета «Дебиторская задолженность». При настроенной синхронизации с 1C:Бухгалтерией данные о дебиторской задолженности поступают в 1С:CRM автоматически. Настройка расписания доступна в рассылках отчетов
После настройки и запуска оповещений клиенты будут получать актуальную информацию о состоянии взаиморасчётов без участия менеджера по продажам.
Настроить оповещения при помощи триггеров
Вручную отправлять оповещения клиенту — например, информацию о статусе заказа — сложно и экономически невыгодно. Роботы‑триггеры помогают освободить время менеджеров для других задач.
В 1С:CRM роботов-триггеров можно настроить на любом этапе продажи: они отправят клиенту оповещение, перенесут сделку на следующий этап, создадут задачу сотруднику. Сценарии продаж есть преднастроенные и кастомизированные — их можно создать без программирования.
Пример: настройка оповещения о поступлении оплаты в 1С:CRM
В сценарии продажи устанавливаем условие в триггере: при переходе на этап отгрузки отправлять клиенту оповещение о получении оплаты и готовности товара к отгрузке посредством эл. почты или смс.
–––––– Посмотрите видео, чтобы узнать больше про автоматизацию рутины и инструменты, которые помогут в этом.